一、全宗和全宗卷的概述
（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。
（二）全宗的基本含义：它包括了三个方面。1、全宗是一个有机整体； 2、全宗是在一定的历史活动中形成的； 3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
（三）全宗的类型：主要包括以下几种。1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。后三种也被称为全宗的补充形式。
（四）构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文； 2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
（五）全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷编制原则
1、档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
2、全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容
1、档案收集：档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
3、档案鉴定：鉴定小组成员名单，档案保管期限表，鉴定档案分析报告，销毁档案的请示与批复，销毁档案的清册等。
4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
7、档案管理新技术的应用缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
四、全宗卷的整理
（一）全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
（二）整理组卷时，必须认真检查、鉴定文字材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
（三）卷内文件材料按“问题——时间”进行系统排列，排列顺序为：
1、全宗情况：⑴全宗指南（全宗介绍）；⑵立档单位大事记；⑶组织机构沿革；⑷成立综合档案室的通知；⑸成立档案工作领导小组文件材料；⑹档案工作机构工作人员任免文件；⑺档案员岗位职责及各项工作制度；⑻历年来档案人员名册；⑼印发《档案管理暂行办法》的通知；⑽档案管理组织示意图；⑾档案管理体系网络图。
2、档案收集：⑴档案交接文据（包括各种门类如文书、会计、基建、照片档案的移交表）；⑵档案移交目录；⑶接收档案记录、征集档案记录；⑷档案来源和价值说明等。
3、档案整理：⑴档案分类大纲、分类方案、归档范围和保管期限表；⑵档案检索工具（归档文件目录、专题目录、文号索引、任命索引、全宗指南、干部任免索引）的编制情况及说明；⑶档案整理工作计划（方案）、小结等。
4、档案鉴定与销毁：⑴鉴定小组成员名单及成立或调整机关档案鉴定、销毁领导小组成员的通知；⑵档案保管期限表；⑶鉴定档案分析报告；⑷销毁档案的请示与批复；⑸销毁档案的清册等。
5、档案保管：⑴档案安全检查记录、报告（或档案库房“九防”情况检查报告）；⑵对馆（室）藏重点档案采取特殊保护措施记录；⑶档案抢救与修复情况报告；⑷档案库房温湿度登记（或记录）。
6、档案统计：⑴机关档案室基本情况统计台帐；⑵档案基本情况统计；⑶档案分类统计表及分析报告；⑷档案复制抢救情况统计；⑸档案收进、移出登记及情况统计；⑹重要的利用统计表。
7、档案利用：⑴档案编研材料（大事记、组织沿革、基础数字的徽记、专题概要、发文汇集、专题文件汇编）的编制情况；⑵开放利用和控制使用范围说明；⑶档案汇编和公布出版情况及报批文件；⑷《档案利用事例汇编》；⑸档案利用事例刊登报道材料；⑹档案利用效果登记分析；⑺档案查、借阅登记分析。
8、档案管理新技术的应用：⑴机关办公自动化开发情况；⑵计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；⑶计算机管理软件系统盘。
9、机关档案工作目标管理情况：⑴机关档案工作目标管理晋升省级的报告和批复；⑵机关档案工作目标管理考评申报表；⑶机关档案工作目标管理自检打分情况表；⑷机关档案工作目标管理自查情况汇报；⑸机关档案工作目标管理考评工作记录。
（四）全宗卷的编目编号：
1、卷内文件按类别逐件编件号，并编制目录，每一类文件加封面、封底；
2、全宗卷文件材料过多时，可分成数卷，形成若干分卷，并按顺序装入卷盒，一盒装不下，可装数盒；
3、根据卷盒号及分类编制的顺序号排列编制全宗卷目录；
4、续补的材料，按类别沿袭的编号，依次编下去。
（五）全宗卷的装订：
1、用软卷皮将全宗卷的卷内文件材料按每一属类逐渐加上封面封底，再在封面上直接标明全宗名称、文件题名、时间、责任者，去掉金属物，然后用装订线把每卷文件材料进行装订；
2、全宗卷卷内文件材料较少时，暂不装订成册，待文件材料积累到一定数量，再按类别装成册并按顺序装入全宗卷盒内；
3、凡随档案移交的全宗卷，均需装订成册。
五、全宗卷的管理
（一）基层档案室形成的全宗卷，可排在目录检索工具首位。（二）全宗档案向档案馆或有关单位移交，其全宗卷应随同移交。三）为方便利用，每个档案室可整理全宗卷两套，一套移交，一套留存。
