各学院（部）、部门、直属单位：
为了做好2014年各单位文件材料的归档工作，按时保质保量完成归档任务，现将有关要求通知如下：
一、各单位领导要高度重视各类文件材料的归档工作，为兼职档案员提供充分的条件和时间，主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案员归档。
二、兼职档案员要根据本单位工作职责和2013年度工作总结，参照文件材料归档范围（苏大档〔2012〕10号《苏州大学档案归档范围和保管期限表》）做好档案的收集工作，将本单位2013年度在各项工作、活动中形成的对学校、社会和个人有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整，特别要注意对下列文件材料的收集：
1、重大活动、重要会议、重点项目材料。要防止重要文件材料的遗漏和文件附件材料的缺失，归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。
2、上报材料。对已经报出材料的文件，除红头文件外，还应将文件附件和根据文件要求上报的材料一并归档。
3、网上发布的电子公文。各单位兼职档案员在收集归档文件材料时，要将网上发布（未下发纸质文件）的与学校有关的上级来文下载打印出来，并在文件首页上加盖本部门公章，防止此类文件漏归。
4、要加强对本单位工作活动中形成的照片、光盘等特殊载体材料的收集。
三、归档文件材料的质量要求
归档文件材料的签字、盖章等手续要齐备。书写材料要有耐久性，一般为黑色钢笔或签字笔。
归档表格可以手工填写或下载打印，但不能黏贴，以免丢失。
四、各兼职档案员要对收集的文件材料进行初始鉴定，并在档案馆老师的指导下进行分类、整理、排列。2013年学校办公系统的数据已经导入档案管理系统，由办公系统导入的校外来文、学校发文只需修改有关著录项，本单位形成的文件材料则应按要求输入目录并上传与纸质文件相应的电子文件，其中涉密文件除外（按照学校保密规定处理）。档案管理系统操作说明详见档案系统录入详解。
五、电子文件的归档见苏大档〔2012〕1号《苏州大学电子文件归档与管理暂行办法》。所有具有归档价值的电子文件均需整理归档，声像与非声像电子文件分开刻光盘，一式二份，分别填写“电子文件归档相关表（A1,A2,A3）”（档案馆主页-下载专区）一式二份，向档案馆移交光盘时，交接双方均须签字，一份由档案馆保存，一份由归档单位保存。
六、档案移交必须履行交接手续，各归档单位向档案馆移交档案时需填写“归档文件移交目录”（档案馆主页下载），一式二份，交接双方均须签字，一份由档案馆保存，一份由归档单位保存。
七、请各单位在5月20日前完成文件材料的归档工作，档案馆将在6月份向全校通报归档情况。
希望各单位兼职档案员按照档案馆的要求和具体安排，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。如在归档过程中遇有疑难问题，可随时与档案馆相关工作人员联系。
党政、外事类档案联系电话：62763427
科研、出版、基建、设备、产品类档案联系电话：62763417
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