《中华人民共和国档案法实施条例》明确提出加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。长期以来，很多标准规范将办公自动化系统和业务系统合称为业务系统，使得机关单位将办公自动化系统作为电子文件归档的主要来源，忽略了本单位内业务系统的归档工作。实施条例将业务系统与办公自动化系统区分开，并对加强业务系统归档功能建设进行了强调，具有重要意义。
战略价值：业务系统归档是档案工作融入数字政府的重要切口
数字政府建设是党和国家事业发展的重大战略部署，习近平总书记在主持召开中央全面深化改革委员会第二十五次会议时强调：“要全面贯彻网络强国战略，把数字技术广泛应用于政府管理服务，推动政府数字化、智能化运行，为推进国家治理体系和治理能力现代化提供有力支撑。”《国务院关于加强数字政府建设的指导意见》将“深化电子文件资源开发利用，建设数字档案资源体系，提升电子文件（档案）管理和应用水平”作为“加强重点共性应用支撑能力”的重点内容，突出档案数字资源在数字政府治理中的基础支撑地位。“十四五”期间国家及地方数字政府建设规划也都明确提及档案工作相关内容。对此，《“十四五”规划全国档案事业发展规划》要求档案工作主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略。数字政府建设是以数字化改革助力政府职能转变，统筹推进各行业各领域政务应用系统集约建设、互联互通、协同联动，发挥数字化在政府履行经济调节、市场监管、社会管理、公共服务、生态环境保护等方面职能的重要支撑作用，构建协同高效的政府数字化履职能力体系。政务应用系统是业务系统的重要组成部分，更是推动政府数字化转型体系的核心引擎，文件归档作为政务应用系统工作的最后一环，是数字政府建设的“最后一公里”。电子文件数据客观真实地记录了数字政府在各行业、各领域履行职能的过程，业务系统归档作为有效保存这些记录的前提与基础，是档案工作参与数字政府建设的重要切口，是筑牢数字治理的根基。同时，档案部门作为政府治理主体的一员，也要在融入改革中加快行业发展，抓住数字政府治理在业务活动过程中对档案数字资源原始凭证价值的需要，有效地反哺数字政府治理，为数字政府发展贡献档案力量。
资源价值：业务系统归档为新时代伟大奋斗历史留存电子记录党的二十届三中全会对进一步全面深化改革、推进中国式现代化作出全面部署，档案工作要跟上中国式现代化历史进程，记录好新时代伟大奋斗历史，更好地服务党和国家改革发展大局，就必须紧扣时代脉搏，与改革发展同频共振。当前，随着国家大数据战略实施，“一网通办”和“最多跑一次”等政府数字化转型创新实践持续深入，以数据治理为核心的国家治理模式的变革对新时代档案事业的长远发展带来深刻影响。在政务服务活动中，政务服务实施机构在办理各类事项时产生了海量的电子文件。这些文件不仅是国家信息资源的关键构成，更是具有重要凭证价值与长久查考意义的归档信息资源。在党政机关履职过程中，各级机关将数字化的手段工具应用到行政事务、业务管理、监督指导等方方面面，集成机关各类业务系统，打通业务审批服务，实现系统的互联互通。这些业务系统形成和收集的各类数据都是国家档案资源的重要构成部分。在企业发展中，随着科研生产任务的加剧和信息化建设水平的提升，与科研生产相关的业务系统数量逐渐增多，其产生和流转的科研生产电子文件数量呈井喷式增长，企业档案管理部门的管理重心逐渐向业务系统中产生的电子文件转变。业务系统归档实际上是企业针对档案数据的数据治理和数据资产管理行为，数据资产管理目前已经成为促进企业高质量发展的重要抓手。《“十四五”规划全国档案事业发展规划》提出加快档案资源数字化转型，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。在此背景下，国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，国家档案局印发《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》《企业数字档案馆（室）建设指南》，旨在为政务服务、机关企业电子文件归档和电子档案管理工作提供制度保障，在推动各行业、各领域业务系统文件从形成办理到归档管理全流程电子化的同时，打通包括政务服务在内的各业务系统的“最后一公里”，为电子档案全流程规范化管理提供集中场所，不断提升档案数字资源质量，留存好新时代伟大奋斗历史的电子记录。
服务价值：业务系统归档可以全面提升电子档案利用服务水平当前数字化浪潮推动“互联网+政务服务”在全国各地蓬勃展开，已成为政府提升行政效能、优化公共服务的重要举措。大量电子文件应运而生，并在信息流转与业务系统处理中扮演着关键角色。电子文件作为政府政务信息的重要载体，其归档工作对于确保信息的完整性以及提供共享利用服务具有不可替代的意义。一是保障信息安全完整。通过业务系统归档，可以有效防止电子文件流转过程中丢失、篡改等风险，确保电子档案的长期保存和可追溯性，保障信息的安全和完整性，以支持政府机关工作的连续性。二是提升利用效率。通过业务系统归档，可对归档后的电子档案进行分类、索引和检索，使利用者查找信息更加方便、快捷。同时，政务服务业务系统前端归档后使电子档案可实时调取，破解了传统查档“跑多次”的难题。三是创新服务模式。通过业务系统归档，有利于打破部门间的信息壁垒。不同部门的电子档案通过统一的标准和平台归档管理后，可以实现更便捷的信息共享与协同办公，避免重复提交材料和“信息孤岛”现象，实现跨区域档案共享和“一网通办”，显著提升政务服务效能，最大限度地让群众少跑腿、好办事。四是发挥数据价值。通过业务系统归档，制定统一的数据归档标准与规范，将不同业务系统的数据汇集起来，确保业务系统原生数据在归档过程中的一致性与可比性，显著提升数据归档质量，为进一步运用大数据、人工智能、知识图谱等信息技术，充分发挥数据价值，奠定扎实的数据基础。五是强化决策支撑。通过业务系统归档，档案部门可以深入挖掘档案资源价值，结合政府智能治理需求，构建具有前瞻性和针对性的档案资政服务体系，提供专业化知识服务，为党和国家政策制定提供多维度决策依据，将“档案库”变成“知识库”和“思想库”。实践价值：业务系统归档为电子档案单套管理提供实践经验近年来，电子档案单套制管理得到诸多政策支持。2021年《“十四五”规划全国档案事业发展规划》要求推进机关企业等业务系统电子文件单套制归档，切实推动“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子文件以电子形式单套制归档。2022年国家档案局颁布的行业标准《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）也提出了具体的单套制归档要求。2023年国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》明确规定来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。各类政策和标准为我国电子档案单套管理提供了理论依据，但是，在实际落实过程中却存在一定难度，例如，部分单位仍习惯线下公文办理、电子印章无法统一、各系统之间衔接困难、流转环节多头管理等，使得电子档案单套管理难以得到完全意义的实现，仍处于停滞不前的状态。2024年国家档案局印发《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》，对电子文件归档与电子档案的全过程管理提出明确要求，将数字档案室建设作为电子档案单套管理的基础性条件，吹响了电子文件归档和电子档案单套管理的冲锋号。特别是用两个高水平指标项强调了业务系统归档要求，体现出业务系统归档的重要性。业务系统作为政府机关企业的主要应用系统，具有与核心职责密切相关、运转的原生数据类型多样、分布于不同网络、建设先于档案系统、产生的数据资源是除电子公文外的重要档案数字资源等特点。另外，与办公自动化系统相比，业务系统往往只在相应业务部门内独立运转使用，受部门之间协调和人为阻力的影响相对较少，实现从电子文件到电子档案的全流程管理比较容易，参考性较强。因此，以业务系统为基础，进行电子文件归档和电子档案单套管理更有实践价值，也是推进政务信息化建设、促进公共数据开放共享和提升数字化政务服务效率的必经之路。
